一、策划前言及目的
“年会”,这个概念历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“家庭盛会”。每到年末岁初,很多企业和组织均通过年会这种形式来组织各种活动,借以激扬士气、部署战略、制定目标,奏响新一年度工作的序曲。对为了总结回顾20xx年度各项工作,20xx年工作做出安排和部署,并表彰年度各项先进,迎接20xx年新春佳节的到来,增进公司内部员工的交流和沟通,促进公司的企业文化建设,表达公司对员工的关怀与问候,经公司领导研究,决定于节前举办年会。基于“年会”活动所应考虑和彰显的严肃程度与正统模式,此方案突破了以往的设计惯例,将正统严肃的年终大会与现代流行的聚餐休闲两类活动进行了统筹策划,现本着“易行从简”的原则,将本次年会活动方案策划如下:
二、年会地点
(一)大会地点:可暂订于(郑;州市区内某多功能人民会堂,以阶梯式排座为宜,需提前订)
(二)宴会地点:可暂订于(郑州市区内某商务酒店内,以宽敞厅堂、圆形餐桌为宜,需提前订);
(三)休闲地点:可暂订于(郑州市区内某休闲中心,以文明、卫生、廉价为宜,需提前订)。
三、年会时间
拟订于20xx年02月10日(周三)下午13:00为时半天。
(一)大会时间:13:00—17:30
(二)宴会时间:18:30—20:00
(三)休闲时间:20:30—23:00四、年会参会人员公司全体员工(参会人员暂按300计,包括总部各部门、各项目部、各子公司的员工;原则上不邀请员工家属)。
四、年会流程与安排本次年会的流程安排分别包括以下三个部分:
(一)员工大会议程安排
12:30全体参会员工提前到达指定会堂,按指定排座就座,等候员工大会开始。(会堂播放入场背景音乐13:00—13:10大会进行第一项。音乐停,鞭炮响(背景鞭炮声)。主持人宣布员工大会开始,向参会的全体员工介绍出席大会的(员工欢迎礼毕)请总经理致《开公司主要领导同志,并领掌欢迎;。幕辞》
13:11大会进行第二项。各主要负责人分别作年终述职报告;首先请各子公司领导人分别述职。(主持人领掌)(主持人领掌)
13:11—13:20请XX投资公司XXX做述职报告。(主持人领掌)
13:20—13:30请XX担保公司XXX做述职报告。(主持人领掌)
13:30—13:40请XX公司XXX经理做述职报告。(主持人领
13:40—13:50请节能建材厂XXX经理做述职报告。掌)(主持人领掌)
13:50—14:00请生活超市XXX做述职报告。
14:00—14:10下面请各项目部经理分别作年终述职报告。首(主持人领掌)先请天明项目部XXX经理做述职报告。(主持人
14:10—14:20请城南里项目部XXX经理做述职报告。领掌)(主持人
14:20—14:30请城上城项目部XXX经理做述职报告。领掌)(主持人
14:30—14:40请货栈街项目部XXX经理做述职报告。领掌)(主持人领
14:40—14:50请周口项目部XXX经理做述职报告。掌)(主持人领
14:50—15:00请鹤壁项目部XXX经理做述职报告。掌)(主持人领15:00—15:10请焦作项目部XXX经理做述职报告。掌)(主持人领
15:10—15:20请远大项目部XXX经理做述职报告。掌)
15:20—15:30下面请XX总部各管理岗位主要负责人分别作年终述职报告。首先请生产部XX
X做述职报告。(主持人领掌)
15:30—15:40请材料部XXX经理做述职报告。(主持人领掌)
15:40—15:50请预算部XXX经理做述职报告。(主持人领掌)
15:50—16:00请保安部XXX经理做述职报告。(主持人领掌)
16:00—16:10请财务部XXX经理做述职报告。(主持人领掌)(主持人领掌)
16:10—16:20请人事部XXX做述职报告。
16:20—16:30请办公室XXX主任做述职报告。(主持人领掌)
16:30—16:40主持人请公司总经理XXX同志对上述同志的述(主持人领掌)职情况做总结讲话。
16:40—16:50大会进行第三项。请总经理宣读公司《20xx年度关于表彰工作先进集体和个人的决定》。
16:50—17:00主持人请获得工作先进个人荣誉的优秀员工上台领奖,同时请总经理为其颁发荣誉证书及奖金红包,先进个人与总经理合影留念,主持人领掌祝贺。主持人请先进个人的代表在现场发表简短获奖感言。(摄影师拍照)(会堂播放颁奖背景音乐)
17:00—17:10主持人请获得工作先进集体荣誉的相关负责人上台领奖,同时请总经理为其颁发荣誉奖牌或奖杯,先进集体领奖人与总经理合影留念,主持人领掌祝贺。主持人请先进集体负责领奖的代表发表简短获奖感言。(会堂播放颁奖背景音乐)(摄影师拍照)17:10—17:20主持人提醒出席员工大会的主要领导同志及获得(摄影师拍照)先进个人荣誉的优秀员工上台,合影留念。
17:20—17:30主持人对本次员工大会做简要总结。宣布员工大会闭幕。(会堂播放离席背景音乐)(二)宴会时间安排
18:00—18:10全体员工陆续抵达指定商务酒店,并在宴会主持人引导下到指定席位就座,等候开宴。(酒店播放入席背景音乐)
18:10—18:20公司总经理到达酒店。燃放室内小烟花,挥舞荧光棒,宴会主持人领掌欢迎桑总的到来。
18:20—18:30宴会主持人示意酒店对接负责人可以开始上果品、酒水、凉菜等。
18:30-18:35宴会主持人请总经理到宴会主席台向大家致《祝。而后,总经理亲自向大家送《致员工家属的感谢信》酒词》(可以由宴会主持人助其派发)。请总经理入席就座。18:35—18:55宴会主持人组织大家做一个名字叫《踩气球》的小活动,以活跃宴会气氛。(酒店播放活动背景音乐)所需道具:气球若干、细线。游戏说明:分几个小组,每个小组一个代表,在他们的脚踝处绑上5个(可气球,在中央站定,全场灯光关闭,开始互踩对方的气球,30秒内,留下气球最多的人为胜出者获奖。根据情况,组织大家做2-3次,奖品为:小包的巧克力或小件的毛绒玩具等))(特别备注:因时间紧张,不宜多安排活动节目,暂且不提。18:55—19:00宴会主持人宣布晚宴正式开始,引导大家共同举杯,祝福大家新年快乐,祝愿公司的明天更加美好。(碰杯)
19:00—20:00用餐时段。公司领导及主要管理人员可以到各餐桌向同事们敬酒,主动与同事交流和沟通,拉近彼此的心距。
20:00宴会主持人配合财务出纳做好酒店相关的费用结算工作。视情况宣布宴会结束。提醒大家注意安全,开赴休闲(洗浴)地点。(三)休闲活动时间安排
20:30全体员工到达休闲中心。XXX主任配合财务出纳做好相关消费项目的费用支持工作。
20:30—23:00员工休闲洗浴时段。
23:00休闲活动结束。员工自行乘车返回各自住处或自驾车回家。
XXX及合作等有关事宜的对接:宴会主持人。物品购置、运送及配发;活动现场的布置XXX、XXX、XXX(含灯光、;音响的调试)物品供应及摆放。现场照相或录像的服务与支持XXX、XXX活动专用条幅、奖牌或奖杯的联系制作XXX、XXX、领导专用《开幕辞》《祝酒辞》的撰写XXX《年会活动的总策划;20xx年度关于表彰工、作先进集体和个人的决定》《致员工家属XXX的感谢信》的撰写起草《关于做好20xx年度年终工作总结的XXX、XXX通知》;制订《年终评先评优执行细则》。活动现场的安全与保卫支持XXX、XXX、XXX财务费用的支持XXX、XXX、XXX、XXX九、年会经费预算年会经费预算统计表待确认项次所需物品数量经费备注租用大会堂1个元300人/半天制作条幅1条元“泰成集团20xx年度工作总结表彰大会”条幅文字:瓶装纯水300瓶元每人一瓶姓名台卡、纸、笔套元大会主席台上领导专用1荣誉奖牌或奖杯个元先进集体荣誉奖牌或奖杯大会荣誉证书个元先进个人荣誉证书先进个人红包个元先进个人奖金红包相机电池节元相机专用其它元有待追加的物品餐费300人元元/桌,10人一桌(订30桌)自带或酒店提供(其中酒店价格:白酒或啤酒元、酒水费300人元可乐元、雪碧元;自带酒水价格:白酒或啤酒元、可乐元、雪碧元。
一个年会活动方案,得考虑到活动的费用预算.做这个活动,公司准备拿多少钱出来做,在有限的预算里,我要怎么样去做?如何花最少的钱让活动圆满成功举办?
活动的主题是什么?活动的时间地点人物什么时候在哪里举办人物有哪些?该要去邀请哪些人?请柬如何发放?纪念品的策划制作与发放,会议流程是什么样的?会场氛围应该如何设计布置?灯光影响怎么布置?活动现场的效果会怎么样?文艺节目编创有哪些?谁来主持?如果出现特殊天气情况变化或者在活动举办前,中,后期出现些比较特殊的事故,我们该如何处理?参与人员签摆在什么地方?整个活动会场的秩序维护人员安排?
一、费用预算说明
首先拟定一套详细方案,包括活动各环节的具体细节、动用的人力物力,以及预算出基本的费用,报高层审批、核准之后分步予以实施。方案实施之前,有经验的职业人士自然就会想到巧妇难为无米之炊的硬道理,从而衍生出一套有多少银子办多大事情的变通做法,以免超出预算。在做好活动的周密计划之后,仔细预算所需的费用,并将这笔经费分解为内部划拨与外部赞助两个来源,其中外部赞助主要指供应商赞助。
二、活动主题思路说明
通过本次活动,走出对政府、行业、媒体、渠道等进行关系建设的重要一步,营造出公司良好的舆论环境和公共关系环境。
通过本次高规格、高档次而又不浮华的重点活动,展示公司稳健而又充满活力和希望的企业形象,建立企业员工对于公司将来发展的认同和信心
三、会议流程策划说明
活动时间:年月日(星期日)
08:3009:00(欢迎仪式)
09:0010:30(年会论坛)
10:3012:00(文艺汇演)
12:0002:00(安排就餐)
02:0004:00(礼送宾客)
邀请嘉宾:拟邀请政府领导、公司领导、媒体记者、渠道、客户、
某某有限公司全体工作人员
活动规模:500人(拟定)
活动流程:
1.欢迎仪式
2.贵宾签到
3.嘉宾就座
4.年会论坛
5.领导--致辞
6.颁奖仪式
7.文艺汇演
8.安排就餐
四、会场氛围建议说明
1.在酒店门口设置大型横幅和指引展板,显眼位置设到达会场现场指示牌。
2.酒店门口大门布置时尚大气的绗架拱门1座,文字待定
3.酒店门前安置空飘气球20个,下面悬挂祝贺条幅,
4.迎宾地毯顺着绗架拱门延伸到会展中心入口,侧面安放2块企业文化展板(X米高,X米宽)和1块活动主题画面展板(X米高,X米宽)
五、会场设计布置
1.会场一楼和二楼出入口设置企业宣传展板和先进事迹任人物的易拉宝展架,
2.大型企业口号横幅和路线指引展板,显眼位置设各部门座位区域现场指示牌。
3.座位:(500把座椅)可分为嘉宾区和员工区,嘉宾座位摆放在靠近舞台的前中心位置,员工座位场内按照井字型摆放来宾塑料座椅,用地毯和隔离带划分相应区域
4.会场摆放X面竖立长方形的庆典标语或先进人物的画面,时尚大气.舞台侧面悬挂主题标语网透吊幅.企业文化展板X块内场靠墙摆放.
5.员工统一工作制服,发放矿泉水和会议资料以及演出的氛围小道具(如塑料手拍,部门加油口号小宣传板等)
6.论坛会议座椅(舞台上准备安排高档布衣沙发围座形摆放,配合茶几和鲜花点缀,营造高端企业论坛的氛围,数量待定)
六、灯光音响布置设计说明
1.钢构舞台框架搭建(X米宽,X米深,第一层舞台地面高X米,第二层地面起高X米,铺设红色地毯,2侧放置踏步台阶)
2.舞台LED背景:中间全彩屏7.05P的LED,(X米宽,高X米),LED2侧设立主题背景板各1块(绗架支撑,木模板写真企业元素画面)
3.舞台侧幕彩屏:舞台2侧安装电子彩屏各3块,(高X米,宽X米,绗架支撑)
4.现场直播投影:舞台2侧安装绗架木板写真画面包裹的5000流明高清投影仪,X米宽X米高的投影幕布2块
5.灯光设备:电脑特效灯X盏,追光灯X盏,企业LOGO特效灯X盏,P灯X盏,烟雾机X台,泡泡机X台,冷焰火X组,焰火机X盏.电子礼花炮X支,大型灯控台X套,
6.音响设备:大型演唱会专业线型音响2套,舞台返听音箱4个,调音台1套
七、活动现场效果
八、礼仪迎宾接待说明:
1.保安及外场工作人员负责指挥来宾车辆进出和停放,场外设指示牌。
2.工作人员负责领导、嘉宾及媒体记者在签到薄上签名题词
3.来客的接待。客户是公司的衣食父母,前来捧场的客户代表是整个活动最尊贵的客人,自然应以贵宾对待,指定销售部门熟悉的业务代表去专门陪同,公司领导轮流穿插照应;周边政界的领导也是不可忽略的重要对象,一般安排熟悉的股东或领导去专门陪同;供应商代表由采购部门去专门陪同,公司领导偶尔现身去照应一下。
九、挑选主持人说明
挑选主持人。虽然外面的职业主持人因为他们自身的专业化可以使活动举办得更为成功,但毕竟没有由本公司职员来主持让大家感觉更为亲切,同时,内部挑选主持人,也可以给自己人一次展示自我的机会,因此,这类活动最好是从内部挑选一男一女作为主持人。主持词当然也要预先指定专人来认真准备,如果时间充裕,最好是提前进行部分环节的彩排,一是可以初步估算出整个活动所需要的时间,二是避免临场出错。
十、文艺汇演节目策划编创指导
节目编创组:
文艺汇演总导演X人
串词撰稿X人
舞蹈指导老师X人
曲艺类节目指导老师X人
歌曲类指导老师X人
服装设计指导师X人
化妆师X人
灯光师X人
音响师X人
外请优秀节目(待定)
十一、表演节目
十二、摄影/设像
●专业摄影师
●专业数码单反相机
●肩扛式HDV
十三、活动筹备注意事项
后续工作
活动全程摄像(留作资料)
按派专业人员进行全程拍摄。将资料进行后期制作,为留作纪念。
紧急事件处理办法
天气状况:一个星期前与天文台联系预测当天天气,并作出报告,提前三天再次预测天气,汇报活动筹备组。
电压电源:在活动区内依据当天电流设施提前与场地方沟通,备用电源准备
防雨:准备雨具,保护遮盖好各活动所需之道具设备等如雨不大,可根据天气将活动延迟举行,待雨停。安排专人负责防雨工作及措施。如雨势太大,与主办单位负责人协商处理。
防骚乱:将在现场设置安保人员,导引现场人员有秩序,避免拥挤。
同时将根据人流饱和预警进行人流控制,疏导现场,避免恶性事件发生。
车辆配备,保安配置,前台迎宾配置,都得充足,以备临时调配。
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